W każdej wspólnocie mieszkaniowej zarząd lub zarządca – nie później niż przed końcem marca powinien zwołać zebranie ogółu właścicieli lokali, podczas którego należy uchwalić roczny plan gospodarczy, a w szczególności ustalić zakres prac remontowych oraz określić wysokość opłat na pokrycie kosztów zarządu. Oceniana jest także praca zarządu, który składa sprawozdanie. Następnie członkowie wspólnoty podejmują uchwałę w sprawie udzielenia mu absolutorium.

O corocznym zebraniu zarząd albo zarządca zawiadamia każdego właściciela lokalu na piśmie przynajmniej na tydzień przed terminem zebrania. W zawiadomieniu musi określić dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad.

– Wspólnoty Mieszkaniowe to Małe Ojczyzny, które – jeśli są zadbane – mogą przynosić wiele satysfakcji właścicielom i mieszkańcom miasta – mówi Grażyna Szotkowska prezes Szczecińskiego TBS. – Ustawia o własności lokali, na podstawie której działają wspólnoty mieszkaniowe umożliwia im podejmowanie decyzji zarówno o bieżących sprawach związanych przykładowo z utrzymaniem czystości czy wyborem dostawców mediów, jak również dotyczących remontów, czy wykorzystania nieruchomości w celach gospodarczych – dodaje.

Zebrania służą temu, by właściciele mieszkań i lokali użytkowych sprawdzili, jak przez ostatni rok prowadzone były sprawy ich wspólnej nieruchomości. Powinni też zdecydować o najważniejszych kwestiach określanych jako przekraczające zakres zwykłego zarządu (np. o dużych remontach, ociepleniu budynku) oraz udzielić zarządowi pełnomocnictw do zawierania niezbędnych umów. Na zebraniu może być omawiana także każda inna sprawa ważna dla wspólnoty.

Podstawą do sporządzenia rocznego sprawozdania z działalności zarządu jest ewidencja kosztów i przychodów. Sprawozdanie musi obejmować rok kalendarzowy i zawierać zestawienie przychodów i kosztów oraz dokumentację na ich potwierdzenie. Oprócz tego powinno obejmować również relację z innych czynności zarządu.
Uchwała w sprawie corocznego planu podejmowana jest na podstawie projektu, który ogółowi właścicieli przedstawia zarząd. W corocznym planie gospodarczym zarząd powinien zamieścić wykaz inwestycji, które przewiduje się realizować w ciągu roku i ich prognozowane koszty. Plan uwzględnia także przychody, które mogą zasilać konto wspólnoty z tytułu udostępniania np. elewacji budynku na cele reklamowe.

Zarząd powinien też przygotować organizacyjnie zebranie, czyli zapewnić miejsce, zawiadomić właścicieli o terminie, opracować porządek zebrania i przygotować projekty uchwał.
Jeżeli ktoś nie zamierza lub nie może przyjść na zebranie, może udzielić pisemnego pełnomocnictwa do głosowania w swoim imieniu.